Články

Přechod na podvojné účetnictví – jednoty SOKOL

Přestože pro letošní rok nemusely naše, především malé jednoty, přejít na podvojné účetnictví, čeká nás tento krok v blízké budoucnosti. Vedení podvojného účetnictví je zdánlivě mnohem složitější než jednoduché, ale má výhodu, že účetnictví pravdivě odráží stav financí a majetku.

Protože jsem sám ve svém podnikání musel na podzim r. 2003 přejít na podvojné účetnictví (dále PÚ), předkládám své zkušenosti a chtěl bych svými zkušenostmi pomoci našim jednotám.

Pro přechod na PÚ je zapotřebí:

- účetní musí mít znalosti a zkušenosti ve vedení PÚ - což nemusí být případ našich účetních, které nám vedou malé jednoty

- počítačový program na vedení PÚ, i když možná ty nejmenší jednoty jako náš Sokol Malešice by to zvládly i na papíře, jak se to ostatně dělalo několik set let (viz poznámka dole).

Zkoušel jsem několik programů pro PÚ a měl jsem s většinou mnohé problémy. Byl jsem nespokojen s komplikovanou obsluhou, náročným školením, špatnými následnými službami spojenými s programem a v hlavně s cenou. Nakonec jsem se rozhodl pro program Xaverius.

Pomohl mi vyřešit hlavní problém – většinu operací umím sám a ty mohu udělat bez účetních znalostí. Čistě účetní práce provádí odborná účetní a dále díky architektuře a vlastnostem programu mám přesto každý den přehled, co se ve firmě děje, protože tento program umí výměnu (synchronizaci) dat odloučených pracovišť.

Jmenovaný program Xaverius má tyto příjemné vlastnosti:

- lze jej provozovat na jednom i více PC

- s programem mohou pracovat lidé rozličných profesí, úrovní a funkcí v jednotě s rozdělením úloh, práce, odpovědnosti i s minimální znalostí účetnictví

- jsou oddělené procesy pořizování prvotních dokladů (typování účtenek, příjmových a výdajových dokladů, faktur) od vlastního účtování

- prvotní pořizování dokladů je velmi jednoduché a zvládne jej každý po 5 - 60 minutách výuky

- lze nastavit přístup jednotlivých úloh pro právě určené uživatele (podle nastavení přístupu)

- synchronizace mezi mnou a mojí účetní se děje přes internet (přenos trvá několik minut podle objemu zadaných nových dat) – přenášejí se jen nově zadané údaje

- nevyžaduje dlouhé školení jako jiné programy

- související služby mají výhody pražské firmy, HOTLine zdarma

Základní práci účetní lze rozdělit na tyto úkony:

- přepsání dat z dokladů do počítače

- fyzickou manipulaci s doklady - lepení, popis, archivace

- kontrola dokladů

- vlastní účtování finančních operací

Dnes většina účetních za zaúčtování jedné položky bere dosti velké částky (10 – 25 Kč), ovšem to zahrnuje všechny čtyři výše jmenované úkony.

Naši dobrovolní činovníci jsou však schopni řadu těchto úkonů vykonat:

- vytvoření dokladu zároveň s typováním dokladů a údajů

- fyzická manipulace s doklady – přehled, archivace, lepení

Při použití programu Xaverius se nejprve přepíší data z dokladu do počítače a poté se označí typ operace dle připravené nabídky (tedy nikoli z číselných účtů, které znají většinou jen účetní), doklady se označí jako neměnné, vytisknou se a předají účetní ke kontrole. Ta zkontroluje správnost zadaných a zvolených údajů typů operací a teprve poté zaúčtuje. Počítačová data se předávají přes internet, takže každý den (týden, měsíc, podle potřeby) jsou na obou stranách správné a úplné informace a navíc vidíme a můžeme kontrolovat potřebné údaje. Mohu zkontrolovat stav pokladen, bankovních účtů, majetku, přestože některé operace provádí někdo jiný, pokud tyto přístupy nemám zamítnuty.

Pochopitelně, že přímé spojení s bankou lze zakomponovat tak, že každý den vidím pohyb na bankovním účtu a pokud potřebuji provést platbu třeba za fakturu, vytvořím si bankovní příkaz dle nabízených neuhrazených (nebo částečně uhrazených) faktur. Bankovní příkaz se jednoduše vygeneruje přímo v programu a mohu ho přenést do SW příslušné banky a provést přímou platbu. Prosté, pohodlné, variabilní, jednoduché.

Zde vidím první výhodu pro naše jednoty – přepsání do programu, archivaci a lepení by dělali naši členové (většinou zadarmo; postačí počítač a tiskárna), poté by doklady donesli profesionálnímu nebo odbornému účetnímu, jenž zkontroluje příslušnou operaci a zaúčtuje pod správný účet v PÚ.

Účetní má velmi usnadněnou práci, protože pouze kontroluje, zda se doklady řadí ke správnému účtu – nic neopisuje a právě tím se značně snižují náklady na účetnické práce! Navíc naprostá většina operací je standardních a lze je přednastavit a tím podstatně zvýšit produktivitu vlastního účtování. Účetní účtuje rychle snadné operace a věnuje svou pozornost nestandardním účetním situacím.

Drahého a odborného účetního bychom platili opravdu jen za to, co umí a nikoliv za to, co umíme sami.

Při nasazení programu účetní nastaví základní nejběžnější operace, které se budou provádět. Pak probíhá jen rutina. V praxi pro malou a střední sokolskou jednotu se jedná především o nastavení:

- výdaje za provoz a údržbu majetku

- drobné výdaje (nářadí, náčiní, pomůcky spolkové činnosti)

- mzdové náklady, povinné odvody

- daňové náležitosti

- příjem příspěvků, dotací

- příjmy z pronájmu

- atd.

Odbornou účetní by mohla být jedna osoba pro několik jednot, která by využila výhody synchronizace. Každý den, každý týden či měsíc by se data v jednotách a u účetní sesynchronizovala (čili vyměnila – zaktualizovala) data a poté, co by obdržela fyzické doklady od jednoty, udělala by svoji odbornou práci (kontrola zadaných údajů a zaúčtování) a doklady vrátila.

Některé problémy jsou pro všechny naše jednoty stejné, např.: jak zaúčtovat státní dotaci? Jak zaúčtovat vstup na dětské odpoledne? Pokud bude mít každá jednota jinou účetní – bude se každá účetní muset naučit, jak s takovými případy naložit. Pokud bude mít několik jednot stejnou účetní, náklady na účetní služby se značně sníží, protože účetní úkony jsou velmi podobné, ne-li stejné.

A to je druhá výhoda: výhoda ze synergie.

Kdo bude ta/ten odborná/odborný účetní? Buď profesionál z trhu nebo náš dobrovolný pracovník, který to bude dělat zadarmo nebo za nějakou úplatu. Možností je mnoho.

Jaké možnosti jsou pro naše jednoty:

A) každá jednota si problém s PÚ vyřeší sama

B) jednota nakoupí tento program - Xaverius

C) několik jednot si pořídí tento program a sdruží se na zajištění podvojného účetnictví

ad A)

Jednota si něco na trhu vybere, sama se bude snažit projít si peklem nástupu do PÚ, sama bude řešit všechny problémy s technikou, nastavením programu, účetnictvím, změnami zákonů, povinných postupů apod.

Toto řešení je výhodné, pokud účetní práce bude v jednotě někdo vykonávat zadarmo a na svém nebo podnikovém zařízení.

ad B)

Zakoupením programu Xaverius jednota koupí program, o kterém jsem přesvědčen , že je kvalitní, pro naše účely výborný, za velmi nízkou cenu, a kdykoliv si jednota může koupit od dodavatele řadu služeb tak, jak bude potřebovat.

Náklady: 6.000 Kč program, asi 1.000 Kč nastavení systému, asi 1.000 Kč školení jednoho až dvou osob na používání programu.

Výhodné je toto řešení, pokud v jednotě je počítač a někdo v jednotě je ochoten zadarmo nebo za malý poplatek občas docházet do jednoty a zaúčtovávat finanční operace. Průběžný záznam opearací (pokladna, banka, majetek) je zaznamenán našimi činovníky a účetní může docházet např. 1x za měsíc.

ad C)

Několik jednot si koupí tento program, v každé jednotě hospodář, pokladník či pověřený činovník bude provádět základní manipulaci s doklady, poté se předají doklady odborné účetní ke kontrole a zaúčtování.

Nevýhody: náklady na synchronizaci

Výhody: nízké náklady na účetní, pospolitost jednot, které řeší stejné účetní problémy, vysoká odbornost účetní.

Cena: 6.000 Kč program, 3 - 4.000 Kč za školení pro 4 – 8 osob, což může být 4 – 8 jednot (při školení si každý nastaví všechny parametry za svoji jednotu, takže odpadá placení nastavení), 2.200 až 4.400 Kč ročně synchronizace.

Kdo by měl být tím odborným účetním?

• Možná najdeme někoho z našich jednot, kdo to bude dělat zadarmo, doma na svém zařízení. Myslím, že do práce se takový objem práce nedá nosit. Poté bychom měli kompenzovat alespoň náklady na internet.

• Další možností je, že někdo z našich jednot bude docházet na župu a tam bude vykonávat účetní práce. Výhodou je, že na župu chodíme všichni poměrně často a přenos obálek s doklady bude snadný. Počítač na župě máme, jen aby se tam onen člověk vešel vedle našich pracovníků.

Zda tato osoba dostane něco za náhradu nebo bude pracovat zadarmo, je na našem rozhodnutí.

• Třetí možností je, že si zakoupíme práci nějaké profi-účetní. Účetních je dost, nakonec i dodavatel programu Xaverius má živnost na účetní práce a mně vede účetnictví k mé spokojenosti.

Profesionální účetní má výhodu – jde o smluvní vztah a tam lze zapracovat odpovědnost, pojištění proti omylům. Nevýhoda – nutno platit.

Autorem programu Xaverius je můj bratr ve firmě, kterou jsme spolu kdysi zakládali (PMM, spol. s r. o. www.pmm.cz ). Pokud by ale tento krok měl být chápán jako snaha prosadit svého bratra na úkor Sokola, tak tuto nabídku vezmu zpět. Tento návrh je míněn jako snaha pomoci Sokolu a na základě vlastní zkušenosti s několika programy.

Bratr má přes 150 dobrých klientů z firemní sféry a pár chudých jednot pro něj není žádným velkým ziskem. Výhody z toho mohou mít jen naše jednoty tím, že program je dobrý a že jde o známé lidi, kteří jsou ochotni nám pomoci.

Nabízím toto řešení, protože si myslím, že je to program moderní, nadčasový, pro nás vhodný a jeho použití by nám přineslo velké výhody a hlavně nízké náklady.

Jakékoliv informace u mne: Aleš Müller, 272 650 363, 732 455 911, ales.muller@quick.cz

---- poznámky ---------------------------------------------

Xaverius

Cena pro neziskové organizace (naše malé jednoty): 6.000 Kč, cena pro obchodní sféru 16.000 Kč (tj. velké jednoty s velkým objemem komerčních služeb, pronájmu).

Program funguje i v síťové versi (vhodné pro velké jednoty).

Program obsahuje všechny základní moduly pro účetnictví malé a střední firmy – poklady, banky, fakturace, mzdy, majetek včetně evidence, odpisových plánů, to nejhlavnější – účetní deník pro PÚ a dále jsou k dispozici různé přehledy a kontroly a řada tiskových výstupů, sestav.

Možná vhodným připomenutím je i to, že tento program je poskytován pro střední školy jako výukový ekonomický program, na kterém vloni odmaturovalo např. na OA Resslova více než 600 studentů. Tímto bychom mohli „přitáhnout“ i další mladé spolupracovníky, kteří možná tento program znají ze své školy.

Tento program využívá i mnoho neziskových a příspěvkových organizací a nadací – z těch největších např. „NADĚJE“.

Pro představu skutečných reálných cen: kolik jsem zaplatil za své účetnictví za polovinu roku 2003:

6.000 Kč - pořízení SW

1.000 Kč - počáteční nastavení účetních dat, řad a dalších účetnických koeficientů

1.000 Kč - školení – školili mne po kouskách, jak jsme měli čas a jak jsem byl schopen vnímat

500 Kč – zpracování mezd (100 Kč za jeden výpočet mzdy a odvodů a zaúčtování)

2.000 Kč – účtování – měl jsem 500 dokladů, které bylo nutno zaúčtovat

2.500 Kč – sekretářské práce – pomáhali mi s lepením pokladních dokladů, odesíláním faktur a to tak, abych se naučil systému práce v Xaveriovi a nyní si tyto práce dělám sám

2.000 – účetní uzávěrka – za tři hodiny jsme zaúčtovali několik nestandardních finančních operací, udělali účetní uzávěrku, vytvořili všechny dokumenty, napsali daňové přiznání.

Celkem to tedy bylo 15.000 Kč

Pro letošní rok očekávám tyto výdaje:

1.200 Kč – mzdy 12 * 100 Kč

4.000 Kč - účtování – očekávám 1.000 položek, za každou platím asi kolem 4 Kč, ale možná přejdeme na hodinový tarif – 400Kč / hod, myslím ovšem, že to vyjde nastejno

1.000 Kč - sekretářské práce (občas za mne udělají nějaké povinné hlášení nebo pošlou fakturu, když jsem mimo Prahu apod.)

2.000 Kč – účetní uzávěrka

2.200 Kč – synchronizace dat

Celkem 10.400 Kč, jinde bych za 1.000 položek zaplatil asi 18 až 25.000 Kč + několik tisíc za účetní uzávěrku.

Odkaz na dodavatele pro ty, které nabídka zaujala: www.pmm.cz , 224 312 815, xaverius@pmm.cz

Historie podvojného účetnictví:

První učebnice moderního podvojného účetnictví – Summa arithmetica – byla vytištěna v Benátkách r. 1494. Zde se poprvé objevuje praktický popis podvojného účetnictví. Autorem je františkánský mnich Luca(s) Pacioli (1445-1518) -– profesor matematiky (přítel Leonarda da Vinci) na univerzitě v Perugii. Teprve 100 let po Paciolim se rozvinula účetní praxe. V šestnáctém století se začaly užívat speciální deníky pro určité typy operací a v 17. století se objevují periodické výkazy o finanční situaci a prosazuje se důsledné oddělení účtů zásob vlastního zboží, zboží přijatého k prodeji (komise) a zboží pro společné podnikání. V 18. století nastupuje personifikace všech účtů, v 19. století se ustalují pravidla účtování neoběžných majetkových součástí a účtování časového rozlišení.

Výsledky porovnání dalších programů na zpracování podvojného účetnictví mohou být zaslány na vyžádání.

Aleš Müller, 272 650 363, 732 455 911, ales.muller@quick.cz

-- konec --

Hodnocení článku:

	0	pozn. 5 hvězdiček - nejlepší
	0
	0		průměrné hodnoceni:
	0
	0
Počet hlasů 0